Dijital proje yönetimi sistemleri, şirketlerin dijital sistemlerine dahil edilen çözümsel uygulamalardır. Bu uygulamalar, şirket yöneticileri, çalışanları ve müşterilerinin ihtiyaçlarına göre şekillenir. Proje yönetimlerinin tamamında şirketlerin üç ana ihtiyacı bulunur:
Yönetici: İşi ve personeli anlık olarak izleyebilmelidir. Raporlamalarını doğru şekilde ve eksiksiz almalıdır.
Personel: Günlük planını görebilmeli ve bu plan dahilinde çalışma raporlarını doğru şekilde iletebilmelidir.
Müşteri: İşin ilerleyişini görmeli ve gerekiyorsa raporlama alabilmelidir.
Bu üç ana ihtiyaç, kendi içinde olası problemleri de barındırır.
Problemler Nelerdir?
Yönetici tarafında en önemli problem, sahanın takibidir. İş tamamlanmasının, söylenenden daha uzun zamanda gerçekleşmesi endişesi ve bunun müşteriye aksettirilmesi tehlikesi de her zaman endişe kaynağıdır.
Müşteri de aynı endişeyi taşır. İşin zamanında bitip bitmeyeceğine dair bir güvence duyamaz. Sadece verilmiş sözlere inanmak durumundadır. Bu belirsizlik de kendi içinde başka sorulara ve sorunlara yol açar. Yapılan işin de doğru şekilde tamamlandığından emin olamaz.
Personel ise günlük planlamasının sistematik olmamasından şikayetçidir. Çalışma esnasında kendisine atanan yeni görevler, onun tüm planlamasını değiştirecek şekilde olabilir. Tüm bunların ötesinde yöneticisinin onu arayıp “Neredesin?” diye sorması da en büyük demotivasyon kaynağıdır.
Oysa Çözüm Elinizin Altında
Tracer Task ile çözüm elinizin altındadır.
- Gelen iş, sisteme kaydedilir, o anda uygun olan ya da yapılacak işe konum olarak yakın olan personele atanır. Personel bu görevi bildirim olarak görür.
- Atanan işi gören personel, belirtilen görev yerine hareket eder. Görev tanımlaması tam yapıldığı için ne yapacağını ve neyle karşılaşacağını net olarak bilmektedir.
- Personel, görev yerine ulaştığı anda, yönetici konum bildirimi sayesinde bunu görür. Personel, “göreve başladım” butonuna dokununca konum ve saat bilgisi haritaya yansır.
- Personel, görevi tamamladığı anda “görev bitti” butonuna dokunur ve fotoğrafla beraber rapor yöneticiye gönderilir.
- Yönetici, raporu alır. İşin tamamlandığını görür. Tüm süreçleri müşteri de anlık olarak takip eder.
Neden Tracer Task?
Sorunu bir tepki oluştuğunda öğrenmemek için dijital yönetim sistemi önemlidir. İşte ters giden durumlar, genellikle müşterinin tepkisi ile anlaşılır. O noktaya kadar sabretmiş müşteri gayet sinirli bir şekilde “Bakın şu zamana kadar sabrettim” diyerek konuyu başlatır. O ana kadar sabreden müşteri hakkında şirkette kimsenin bir bilgisi yoktur aslında. Ancak Tracer Task, karar mekanizmasında önemli rol oynar. Karar verici kişi, raporlamalar ve bildirimler sayesinde müşteri ile direkt temasta olur. İşin akış süreci ve sonlanma ihtimalleri üzerine öngörülerde bulunabilir.
Bunu Ne Kadar Zamanda Gerçekleştirilir?
Tracer Task ile sistem hızla uyumlanır çok hızlı işler. Şirket, kendi sistemine Tracer Task’i entegre ettiği andan itibaren
1 ay içinde: Tracer kullanımı ile dijital dönüşüm süreci başlar, yönetici ve personel uygulama ile ilgili eğitimden geçirilir. Böylelikle uygulamanın avantajları ile ilgili herkes bilgi sahibi olur.
2 ay içinde: Tracer kullanımı ile oluşan dijital süreç, şirket içinde bir kültürün oluşması demektir. Kurumsal kültür, personele kadar yansır ve böylelikle motivasyon artar. İşlerdeki verimlilik, Tracer uygulamasının verdiği güven ile birleşir.
4 ay içinde: Raporlama ve bildirim işlemleri, tüm şirket çalışanları için vazgeçilmez hale gelir. İş yapısı müşteri tarafında da şirket tarafında da öngörülebilir hale gelir. Böylelikle yeni atılımlar için fırsat doğar.
7 ay içinde: İşletme kârını yükseltmiş ve yeni projeler ile güçlenmiş olarak rekabetteki haklı yerini alır.
Tracer’ı Hangi Şirketler Kullanabilir?
Tracer, şirketin akış sistemi içinde rol oynar. Bu nedenle tüm sektörlere uygulanabilir. İlk paket ile sistem 9 kullanıcıya kadar izin verir. Üst limit yoktur. Müşteri sayısı, kullanıcı sayısına dahil edilmez.
Örneğin, bir temizlik şirketiniz ve 5 çalışanınız var. Siz dahil 6 kullanıcı olur. Minimum 9 kişilik paket alırsınız. Temizliğe gidilen müşterilerinizin sayısı kaç olursa olsun sisteme ekleyebilirsiniz.
Diyelim ki 20 kişilik bir personel ekibiniz var ve siz dahil 21 kişi oluyor. 9 kişilik pakete ek olarak sisteme 12 kullanıcı daha eklenir. Paket sayısı sabit tutulur, personel sayısı arttıkça kullanıcı sayısı eklenir.
Tracer ile iş modelinizdeki sızıntıyı rahatlıkla görebilirsiniz. Zaman kayıplar ve maddi kayıplar teker teker bakıldığında küçük gibi görünür. Ancak bu sızıntılarla yönetilen bir proje, bir yıl içinde personel ve iş giderlerini yüzde 70 artırır. Artan maliyetler rekabet gücünüze yansıyacaktır. Tracer kullanımı ile artan verimlilik aylar içinde rahatlıkla görülebilir. Birinci ayda %5 verimlilik artışı yaşarsınız. Bu, sadece personelinizin sisteme duyduğu güveni ve bu nedenle motive olduklarını gösterir. 3. ay sonunda verimlilik %15’i bulur, çünkü artık sistem tam anlamıyla kullanılmaya başlanmış ve süreçteki kayıplar tolere edilmeye başlanmıştır. 6. ayda, verimliliğiniz %40 – 45 arası bir artış gösterir. Bunun en büyük nedeni, müşterilerinizin duydukları memnuniyeti diğer müşteri adaylarına anlatmasıdır. 9. ayda verimlilik %45’in üzerinde bir artış kaydeder. Çünkü yeni müşterileriniz ile çalışmalar başlatmış olursunuz ve Tracer’a uyumlanma süreci müşterileriniz için yeni bir kültürdür. 1 yılın sonunda ise verimlilik artışınız %75’e yaklaşır. Rekabet ortamındaki yerinizi sağlamlaştırmış, pazarlamasına ağırlık verebilen ve kendini hedef kitlesine tamamen yansıtabilen bir şirket olarak değeriniz katlanarak artar.
Dijital Dönüşüm Bu Kadar Önemli Mi?
Araştırmalara bakalım. Dünya teknoloji devlerinden Fujitsu, yaklaşık 2000 kişilik bir iş adamı ordusuyla global bir araştırma gerçekleştirdi. Bu araştırmanın amacı, dijital dönüşümün gerçekten önemli olup olmadığını görmekti. Anket sonuçlarına göre dijital dönüşümü şirketlerinde uygulayan iş adamı yüzdesi %98. Bu yüzdelik dilim, rekabetteki avantajı da gösteriyor. Dijital dönüşümü sağlamış şirketlerin %34’ü 1. aydan itibaren çok olumlu sonuçlar aldığını bildirdi.
Araştırmalara göre, dijital dönüşümün ilk etapta üç ana sonucu olmuş, bunlar şöyle:
- Gelir artışı oranı: %46
- Müşteri ilişkilerinin iyileştirilmesi: %44
- Ürünlerin rekabet gücünün artırılması: %36
Dijital dönüşümlerin iş büyümesine net katkısı buradan da anlaşılabilir.
Ayrıca, 2018 yılına ait Digital Suite Raporu’na göre dijital dönüşüm sürecini başlatan bir şirketin pazardaki değeri %12 oranında, kâr oranı da %26 artmaktadır.
Dijital Dönüşüme Entegrasyon Süresi Nedir?
Şirketlerin, dijital sürece entegrasyonu, eğitimler ve kullanım hızı ile değişse de temelde şirketin dijital dönüşümü tamamlama süresi 6 aydan fazla olmaz. Bu, kurumsal kültürün de dijital dönüşüme uyarlı olarak evrilmesini de kapsar.