Asla hesaplayamayacağımız bir tek faktör vardır işletmelerde ve kurumlarda: İnsan!
Bir odaya sığamadık, herkese yetecek alanları hesapladık ve çoklu odalardan oluşan daha büyük evler yaptık. Tek kat yetmedi, gerekli zemin etütlerini ve statik hesaplamalarını yapıp çok katlı binalar inşa ettik. Merdivenler uzundu ve yorucuydu. Taşıma kapasitesini de belirleyerek asansörler yaptık. Temel ihtiyaçlarımıza karşılık gelen malzemeler yetmeyince üretmek istedik, gerekli planlamayı yaptık ve fabrikalar kurduk. Maliyetler çok olunca bu kez üretimi standardize etmek için fabrikalara büyük üretim makineleri yaptık. Ancak bir şeyi hesap edemedik… İnsan! Duyguları vardı, hata yapmaya müsaitti. Dalgın olabiliyordu, yorulabiliyordu. Ya da çalışma hevesini yitirebiliyordu ve bir gün ansızın ortadan kaybolabiliyordu. Tüm maliyetleri düşürüp yüksek kara odaklanmak yetmiyordu. İnsanı mümkün mertebe hesaplayamadığın müddetçe maliyetlerdeki açık ve olası sonuçlar hiç kapanmıyordu. Bu nedenle sektörün köklü firmalarından biri olan Paragon Teknoloji tarafından Tracer Task geliştirildi.
Tracer Task, gerçek anlamda görev izleyebilen, kullanımı kolay ve bir o kadar da güçlü bir yazılımdır.
Bir iş süreçleri yönetimi yazılımı olan Tracer Task bulut tabanlıdır. Bilgisayar üzerinden kullanıldığı gibi, mobil uygulama sayesinde tablet ve cep telefonundan da oldukça rahat bir kullanım sunmaktadır. Ağırlıklı olarak personelin sahada yer aldığı işlerde kullanılsa da ofis içi görev dağılımı içinde oldukça tercih edilmektedir.
Emek ve zaman harcadığınız işinizi verimle büyütmeniz ve sürdürebilir yapıya ulaşmanıza olanak sağlaması için her adımı incelikle planlandı Tracer Task’ın. Biliyoruz ki sahada yürütülen işlerin takibi masabaşı işlere oranla çok daha zordur. Sizi ve şirketi temsilen sahada bulunan personelinizin attığı adım, size kazanç ya da zarar olarak dönebilir. Sahayı kontrol ederken aynı zamanda diğer işlere odaklanmaya çalışmak oldukça yorucudur, üstelik bir süre sonra işlerin ilerlemediği hissini de uyandırabilir. Dijital asistanınız olarak planlanan Tracer Task, ihtiyaç duyduğunuz anda sahadaki son durumu gözlemleme imkanı sunar. Ekiplerinizin harita üzerinde nerede olduğunu, gün içinde verilen görevlerin bitip bitmediğini tek ekranda görme fırsatına sahip olursunuz.
Tracer Task, size konum bazlı görev takibi ve yönetimi sunar. Sistem geneline baktığımızda 5 ana başlık göze çarpmaktadır.
• Personel Yönetimi
• Görev Yönetimi
• Müşteri Yönetimi
• Malzeme Yönetimi
• Saha Araçları Yönetimi
İş hayatının ne getireceği belli olmaz, ama Tracer Task her an ihtiyaç duyduğunuz doneyi bulmanızı sağlar.
“Tracer Task’ın en önemli özelliği nedir?” diye soracak olursanız; sahadaki görevlilerce rahat kullanılması, onlarla yöneticileri arasındaki iletişimi hızlı bir şekilde sağlaması ve ayrıca yöneticinin ihtiyaçlarını karşılamasıdır. Çünkü sahadaki personele kolay kullanacağı bir yazılım vermezseniz, o yazılımı kimsenin kullanmayacağını biliyoruz. Burada kullanıcı dostu arayüz kavramını tam olarak yakaladık. En azından gelen bildirimler o yönde…
Henüz Play Store ve AppStore’da yer alalı birkaç ay oldu, ama yurt içinde 24 şirket kullanmaya başladı. Ve Tracer Task 2019 yılı bitmeden yurt dışında da satışa sunulacak, bu anlamda hazırlıklar hızla tamamlanıyor.
Personel ve görev yönetimi konusunda;
- Yurt içi veya yurt dışında gerçekleşen saha operasyonlarının tek merkezden yönetilmesini sağlar.
- İş süreçlerinin analiz edilebilir ve öngörülebilir yapıda olmasını sağlar.
- Personel göreve başladığında ve bitirdiğinde alınan konum bilgileri ile yeni nesil personel devam kontrolü sunar. Harita özelliği ile gerçek zamanlı personel takibi ve yönetimi sağlanır.
- Personellere sistem üzerinden görev ataması yapılabilir. Yetki verilmesi halinde personel kendine görev atayabilir. Bazı işler bir kereye mahsus değil; aylık, haftalık veya günlük olarak yapılması gerekebilir. Periyodik görev modülü sayesinde görevi bir kere tanımlar ve belirlediğiniz aralıklarla otomatik olarak yinelenmesini sağlayabilirsiniz.
- Görevin yapılma aşamaları bir zaman tüneli üzerinden görüntülenmektedir.
- Yeni bir görev ataması yapacağınız an, görev yerine en yakın ekibi haritadan görerek zamandan tasarruf edersiniz. Ayrıca personel, görev yerine giderken mobil uygulama üzerinden yol tarifi alabilmektedir.
Müşteri yönetimi tarafında;
- Araştırmalara göre müşteriler, en çok süreçten haberdar olmadıkları için şikayetçi olduklarını dile getiriyor. Tracer Task ile müşterinize bir panel sunabilir ve işlerin gidişatını buradan takip etmelerini sağlayabilirsiniz. Görev sonu raporlarını müşterinize sistem üzerinden mail atabilirsiniz.
- Müşteri yönetimi sektörden sektöre hatta müşteriden müşteriye farklılık gösterir. Bazen adım adım bilgi akışının sağlanması gerekir bazen de “iş tamamlandı, hayırlı olsun” denilip sonlandırılır. Tracer Task ile müşteri ile paylaşmak istediğiniz bilgilerin sınırlarını siz kendiniz belirlersiniz. Belli aralıklarla sistem üzerinden işlerin son durumuna dair rapor paylaşımı yapabileceğiniz gibi, kayıt ekranında bir şifre belirleyerek müşterinize anlık takip yapabileceği bir panel de sunabilirsiniz.
Araç ve malzeme yönetimi konusunda;
- Şirket araçlarında karşılaşılan en büyük sıkıntılardan biri de geçmiş tarihlerde aracın kimin sorumluluğunda olduğunun bilinememesidir. Özellikle gelen bir trafik cezası haberinin üzerine korkan personel ile durum bir muammaya dönüşebilmektedir. Tracer Task sayesinde geçmiş tarihe bakarak ilgili aracın ya da demirbaşın hangi görevde, kim tarafından kullanıldığını görürsünüz.
- Görevlerde kullanılan malzemelerdeki stok yönetimini de yine sistem üzerinden gerçekleştirebilirsiniz.
Karar destek mekanizmanız Tracer Task, sunduğu raporlamalar ile tedbir almanız gereken noktaları keşfetmenizi sağlar. Her şey planladığınız gibi mi gidiyor, yoksa kaçak noktalar mı var? Büyük resme Tracer Task ile doğru odaklanır, dijital dönüşümdeki en büyük adımınızı atarsınız. Detaylı bilgi almak ve demo için iletişime geçin!
Bu yazı ICT Media isimli derginin 118. sayısında yayınlanmıştır. (Ekim, 2019)