Görev yönetimi temelde kişilerin kendi sorumluluklarını üstlenerek otokontrollerini sağlamasıdır. Bir takımın üyeleri, doğru zamanda ve doğru şekilde gerçekleştirdikleri görevleri ile sadece kendilerini değil, insanlar çalıştıkça neredeyse organik bir yaşam formu haline gelen “takım”ı da başarıya ulaştırır.
Takım içinde herkesin bir görevi olduğu gibi bir de rolü vardır. Görev, iş ile ilgili kısmı kapsarken, rol daha çok ekip içinde durduğu noktayı anlatır. Çalışan, kendi karakteristik yapısı ve sorumluluğunu gerçekleştirme sürecindeki psikolojisi gibi çeşitli dinamiklerle kendi rolünü belirler. Ancak bu rol, kişinin kendi kendisine karar verdiği bir durum değildir, daha çok ekibin diğer üyeleri tarafından o kişiye atfedilir.
Ekip yönetiminde ise durum farklıdır. Yönetici, ekip içindeki sorumluluğunu ve rolünü kendisi belirlemek ve ekibe bir şekilde dikte etmek durumundadır. Aslında yöneticinin ne kadar profesyonel olduğu da bu “dikte etme durumu”na bağlı olarak değişir. Kimi yönetici, olduğu gibi bir liderdir ve ekip bu lideri herhangi bir şüphe duymadan kabul eder. Kimi yönetici ise kendi açmazları ve çıkmazlarıyla uğraşırken ekibi de sürükler ve ekip, bu yöneticiyi, “günahıyla sevabıyla” kabul etmeye çalışır. Bazen de “mış gibi yapar”.
Ekibin yöneticisi konumunda olan kişinin gerçek bir lider ya da sadece bir yönetici olup olmadığını iletişimindeki profesyonellik belirler. Bu profesyonellik, kişinin kendisini ekibe ne çok uzak ne de çok samimi olan bir konumda belirlemesiyle kendisini gösterir. Yönetici, iletişiminde profesyonelliği sağladığı gibi, ekibinin tüm bireylerinin işleri nasıl yaptığını bilmek durumundadır. Ekibin motivasyonu için bu önemlidir. Aynı zamanda yönetici için de -performans değerlendirmesi yapabilmesi açısından- gereklidir.
Yönetici, ekibiyle yüz göz olmadan, işlerin nasıl yürüdüğünü nereden bilebilir? Elbette herkesin kendine göre birtakım yöntemleri vardır. Ancak unutmamak gerekir ki, çalışanların da rapor verme konusunda kendine göre yöntemleri muhakkak olacaktır. Bu nedenle “e, bugün ne yaptın? Şu müşteri ile sorunları halledebildin mi?” gibi sorulara gelecek yanıt her zaman yöneticinin istediği gibi olacaktır, gerçek ne olursa olsun.
Tracer Task ile görev takibi, çalışanın bu görevi gerçekleştirme süresi, tamamladığı anda gönderdiği rapor ve diğer detaylar ile netleşir. Böylelikle yönetici personelini sorgulamaz, personel de şirkete döndüğünde bir sonraki günün işlerini planlayarak daha motive şekilde günü tamamlar.