Çocukluğumuzdan itibaren en çok duyduğumuz cümle bu olabilir. Soğuk su içme demiştim, terli terli koşma demiştim, oradan çıkma demiştim… Çocukların asla dikkate almadığı bu cümleler, kapanış cümlesi hissi verir. Bu his aslında acı deneyimler barındıran bir histir. Yaş ilerledikçe büyüklerin küçüklere söylediği “demiştim”lerin yanına bir de “dedim”ler eklenir. Bıraktığı his aynıdır.
Şirketin yöneticisi olarak tam karşınızda iki çalışanınız var. Birbirleriyle bir şekilde çatışmaya düşmüşler, konu size gelmiş ve her ikisiyle de aynı anda konuşmak istemişsiniz. Konuşma sürüyor: “Ben dedim ki…” “Ben onu dedim…” “Diyorum ki…” “Ben bunu demiyorum…” Sizin ise düşündüğünüz tek şey, bu konuşmayı verimli ve çözüme yönelik hale getirmek…
Yönetici de Der, Personel de
İki çalışanın arasındaki anlaşmazlık yönetici tarafından çözüme götürülebilir ya da birkaç çözüm önerisi sunulabilir. Peki ya yönetici ile personel arasındaki anlaşmazlıklar? İşte orada en büyük açmaz başlar: “Ben size bunu demiştim, siz bana bunu dediniz…” bu konuşma genellikle şu karar ile sonlanır: “Bundan sonra o dedi bu dedi konusu olmayacak, her şey yazışmalarla halledilecek, şirketteki her konu yazıya dökülecek!”
Karar güzeldir ancak pratikte uygulaması zordur. Bir hafta kadar (en üst düzey yöneticilerin de cc’ye konulduğu) e maillerde yazışmalar gider gelir. Sonra yöneticinin bir tanesi “beni neden katıyorsunuz bu konuşmaya?” diye sorar ve konuşmadan çıkartılır. Her şeyin yazıya dökülmesi kararında ilk fire verilmiştir. Sonra bir kısır döngü başlar. Bu amaçsız ve sonlanamayan konuşmaların temelinde, yönetici ve personel tarafında temelde bir huzursuzluk yatmaktadır. Her iki taraf da birbirinden mutlu değildir. Personel sorumsuzluk yapmıştır, yönetici personelin tepesine binmiş ve asla yaptığı işleri beğenmemiştir.
Nasıl Biter?
Yönetim süreçleri boyunca personelin yapacağı işin tanımlanması, bildirilmesi ve personelden “okudum, anladım” onayının gelmesi önemlidir. Bu sistem Tracer Task görev yönetimi programı ile rahatlıkla sürdürülür. Personel görevi üstlenir, tamamlar ve ilgili raporu, gerekiyorsa görsellerle birlikte yöneticisine gönderir. Böylelikle yöneticisinin görev hakkında bilgisi olmuş olur. Tracer Task ile online görev yönetimi süreci açık ve nettir. Yeni görevlerde personele görev ataması yapılır, personel görevi kabul eder (çünkü zaten kabul edemeyecek personele görev ataması yapılmasına sistem izin vermez) ve iş yürür.
Dijital iş otomasyonu sistemi Tracer Task sayesinde sizin şirketinizde de kimse “ben demiştim” diyemeyecek. Hemen deneyin.