Gündelik rutin işler, her gün yapıldığı için bir zaman sonra alışılmış şekilde devam eder. Ancak belirli aralıklarla yapılan tekrarlı işler, bir türlü rutine binmez. Siz ne kadar uğraşırsanız uğraşın, o gün gelip çattığında başka bir şey olur ve o rutin iş muhakkak unutulur. 2. tekrarda olmasa bile 3. tekrarda unutulmaya mahkumdur.
Müşterinin telefonda “Neredesiniz? Sizi bekliyoruz!” diyerek haykıran sesi, personelin “Ben size söylemiştim, oraya not almıştık, o demişti ben de öbürüne e mail atmıştım” türündeki açıklamaları… Hani söz uçar yazı kalırdı? Tüm o notlar, e mailler ve ajandalara eklenen post-itler… Hepsi havaya karışır gider.
Diyelim ki rutin bir işiniz var. Bu rutin iş, 3 haftada bir kez bir mağazanın pancur sisteminin kontrolünü yapmak olsun. O kadar kolay bir iş ki her 3 haftada bir gidip mağazanın pancuru çalışıyor mu çalışmıyor mu diye bakacaksınız. Zaten çalışmasa mağazadan sizi arayacaklar ve gidip tamir edeceksiniz ama durum öyle değil, müşteri garip şekilde hassas. Her 3 haftada bir kontrol etmenizi istiyor.
Bu basit işi hangi elemanınıza verdiyseniz unuttu gitti. Zaten neredeyse hepsi “3 hafta gibi bir periyot olur mu canım?” diyerek en başta tepki gösterdi. Her yere notlar astılar, ajandalarına yazdılar, akıllı telefonlarına kaydettiler… Yok! Bir türlü rutini oturtamadılar. Müşteri takıntılı, sizi arıyor “Bu gün de gelmediniz!” diye. Siz hemen bir ekip çıkartmak istiyorsunuz ama eliniz varmıyor, ekibi oraya göndermeye. Sonuç? Müşteri kızgın, siz üzgün, personel mahcup…
Hiç böyle düşünmeyin! Tracer Task duruma el atıyor. 3 haftada bir yapılacak bir iş olarak sisteme kaydettiğiniz bu ufak işi, o tarafa giden personele atıyorsunuz. Personel işi yaptı mı yapmadı mı, gittiler mi gitmediler mi diye düşünmenize gerek kalmıyor, çünkü işi üzerine alan personel, kontrol noktasına varınca “işe başladım” diyerek Tracer’daki görevi aktifleştiriyor, işi bitince de “işi bitirdim” diyerek görevi sonlandırıyor. Pancurun çalışıp çalışmadığına dair fotoğrafı da göreve ekliyor ve sisteme gönderiyor.
Böylelikle giden personelin performans puanında da artış oluyor. Sonuç? Müşteri tatmin olmuş, siz mutlu, personel verimli. Tracer Task ile bir taşla üç kuş vurmanın zamanı değil mi?