Görev yönetimi süreci ‘hallederiz’ diye başlanılan ve arap saçına dönen bir süreçtir. İşte görev yönetiminin boşluk noktaları ile ilgili 7 mükemmel tüyo:
1. Anahtar Girdiler Neler ve Kim Ne Yapacak Belirleyin
Görev yönetiminin en kritik noktası, görev dağılımı noktasıdır. Siz, proje ile ilgili görev tanımlamasını bir kristal berraklığında yaparsınız ancak dağılımda aynı berraklıkta olmazsanız istediğiniz performansı elde etmeniz zorlaşır. Bu nedenle görev atamalarının net bir şekilde ve tam zaman sınırları verilerek yapılması gerekir. Görev yönetiminde, her çekirdek takım üyesinin görevlerinin yanı sıra sorumluluklarını da net olarak belirtmelisiniz.
2. Geri Bildirim Değil, Girdi Odaklı Bilgi Sağlayın
Küreselleşen rekabette “yenildik, çünkü şunu tam olarak yapamadık” gibi bir açıklama kabul edilmez. Öngörülerin keskinleşmesi, verilen görev takibinin net olarak yapılması gerekir. Bunun için “geri bildirim” değil, “girdi odaklı bilgi” üzerine çalışmak çok daha anlamlıdır. Çünkü geri bildirim olay olduktan sonra gelir, faydalıdır ama zaman kaybına sebep olabilir. Girdi odaklı sistem size zaman kaybettirmez ve daha kısa zamanda kazanç sağlar. Çalışma esnasında performans bilgisi veren bir görev takip sistemi ile “maçı kaybetmeniz” imkansızlaşır. Tracer Task bu iş için ideal bir uygulamadır. Size iyi bir karar destek mekanizması sağlar.
3. Paydaşları Zorlayın
Zorlu tartışmalarla paydaşların beklentilerini, hedeflerini öğrenin. Paydaşlar arasında farklı ve hatta kimi zaman çelişkili beklentiler ortaya çıkacaktır. Başlangıç aşamasında bunu anlama ve resmi olarak tanımanız gerekir. İlerleyen dönemlerde sorunlar ve olası çatışmalar bu farklılıklardan doğacaktır.
4. Hedefler – Hedeflerin Faydalarını İyi Belirleyin
Yapılacaklar listeniz var değil mi? Yapılacaklar listesi her zaman vardır ancak “amaç”, “hedef” ve özellikle “hedeflerin faydaları” listesi genellikle tanımlanmaz. Aslında bu liste, iç görevlendirmelerde yapılması gereken en önemli iştir. Hedeflerin ve hedeflerin faydalarının tüm ekibe doğru şekilde anlatılması, önceki maddede söz ettiğimiz olası çatışmaların da önüne geçecektir.
5. Etkili İletişim Yüz Yüze İletişimdir
Biraz “eski kafalılık” olarak değerlendirebilirsiniz. Elbette ki dünyanın iki ucunda, bir proje için çalışan kişilerin haftada bir “iletişim” amacıyla bir araya gelmeleri imkansız. Ancak, küçük projelerde toplantı yapılarak konuşulacak konuların e mail ya da mesajlar aracılığı ile konuşulması iletişimin sağlıksızlaşması anlamına gelir. Bu, ekip üyelerinin birbiriyle yabancılaşması da demektir.
6. Son Söz Kimin?
Sorun – tartışma süreci ve kilit kararlarda, yükselen bir çatışma durumunda, son sözü söyleyecek kişilerin kimler olduğunu bilmek çok önemlidir. Önemli kararlarda ihtiyaçlar zaman ölçeğinde belirlenmeli, risk yönetimi süreci ile de çözülmelidir. Bu noktada son sözün kime ait olduğunu bilmek gereklidir. Tracer bunu ilk başta belirlemenize yardım eder.
7. Boşlukları Belirlemek ve Doldurmak Gerekir
Görev yönetiminde, her ne kadar B ve C planları olsa da hepsinin kendi dinamikleri içinde boşlukları olacaktır. Bu boşlukların önceden belirlenmesi ve üzerinde durulması proje için hayati derecede önem taşır. Proje ve görev yönetimindeki boşlukları manuel takiple aşmak sıkıntı verebilir. Bu nedenle bir dijital uygulama gerekir. Tracer Task, personel takibi, proje süreçleri takibi ve performans analizi için olmazsa olmaz bir uygulama olarak işinizi kolaylaştıracaktır.