Bu Latince söze neredeyse hepimiz aşinayız: “Söz uçar, yazı kalır”. Bu nedenle sözleşmeler ve kurallar yazıya dökülür. Sözlü iletişimde anlattığınız konu, karşınızdakinin anlayabileceği kadarken yazılı olan her şey herkes tarafından aynı şekilde anlaşılır. Toplantı notları, konuşma metni ve içerik yazımı bu nedenle önemlidir.
Başarılı iş liderleri, iletişimin gurularıdır. Sözlü ya da yazılı iletişim, onların olmazsa olmazıdır. Dijital çağda iletişimin içine sosyal medya faktörü de girince yazılı iletişim daha fazla önem kazandı.
Yazılı İletişim Kalıcıdır
Sözün uçması çok kolaydır. Ancak yazı kalıcıdır. İnanmıyorsanız yüzyıllar öncesinden günümüze gelmiş kitabelere bir bakın. İşletmelerde de yazılı iletişim bir olay, teklif ya da diğer tüm konuşulması gereken konuların tamamını kalıcı hale getirir. Özellikle yasal işlemlerde, şirketin lehindeki aleyhindeki tek savunma noktası bile olabilir. Bu, şirketin tümleşik yapısından bağımsız, çalışan bireyleri için de teker teker geçerlidir.
Markayı Tanımlar
Doğru tonlamalarla, uygun kelimeler seçilerek kurulmuş cümleler şirketinizi de doğru tanımlar. Diğer türlü, müşteriler, şirketinizin iyi bir iş yapamayan, okuma yazma bilmeyen insanlarla dolu bir yer olduğunu düşünebilir. Yazılı mesaj, e posta türü içerikler kurumunuza bir kişilik ekler. Bu, markanızı da etkiler ve geliştirir. Kurumunuz, kendine has bir dil geliştirir ve çoğaltır.
Sadık İlişkiler Kurar
İlişki kurmanın en önemli noktası güvenilirliktir. Bu nedenle yazılı iletişimde açık ve net mesajlar olması önemlidir. Yöneticiler ne kadar açık notlar yazarsa, çalışanlar yönergeyi o kadar net anlayacaktır. Satış temsilcileri, yazılı iletişimlerinde müşterilerine, sundukları ürünün avantajlarını olabildiğince net anlatmalıdır.
Aynı Anda Birçok Kişinin Haberi Olur
Özellikle çoklu bilgi verme durumu için yazılı iletişim idealdir. Herkesin bilmesi gereken yeni bir şirket politikası, bir projedeki değişen süreç parçası, bayram tebrikleri gibi çoklu mesajlarda yazılı iletişim önemlidir.