İş dünyasında kurallar olmazsa olmazdır elbet. Fakat bazı kurallar personelleri ve hatta yöneticileri bile zor durumda bırakabiliyor. Dolayısıyla rahatlık ve kurallar arasındaki çizgiyi iyi ayarlamak gerekiyor. Örneğin “Söz uçar, yazı kalır.” kuralı, uygulanması gereken en önemli kurallardan birisidir. Ama bu kuralı uygularken de pek çok farklı kuralı bir bütün haline getirebilmek kaçınılmaz oluyor. Aksi halde kural işlevselliğini yitiriyor ve olumsuz sonuçlar doğurarak kötü deneyimler yaşatıyor. Bu noktada ortalığı karıştıran, yazılı iletişimin gerekli olduğu yerde sözlü iletişim kurmak ya da tam tersini yapmak oluyor.
Öncelikle sözlü iletişimin sağlıksız sonuçlar doğurabilme ihtimalinden dolayı daha çok yazılı iletişimi tercih ediyoruz, bu konuda hemfikiriz. Fakat o yazılı iletişimi hangi şartlar altında, ne kadar sağlıklı yapıyoruz? Örneğin bir mail atıyoruz, sonra bir detayı unuttuğumuzu fark edip ardından bir mail daha atıyoruz. Karşı taraf ilk maili okurken ikinciden haberi bile olmuyor ve sorunlar ortaya çıkmaya başlıyor. Sonra bir telefon geliyor, telefondan gelen bilgileri birkaç kelime ile önümüzdeki kağıda aktarıyoruz. Telefonu kapattıktan sonra önümüzdeki kağıda bakıyoruz ve hiçbir şey anlamıyoruz. Yazarken mantıklı gelen şeyler anlamını yitirmiş oluyor. Ardından kalkıp toplantıya gidiyoruz. Yine kendimizce kısa kısa notlarımızı alıp masamıza dönüyoruz. Tam rapor hazırlayacakken bir bakıyoruz bilgiler uçmuş. Doğru yöntemlerle yazılmadığı zaman yazı da söz gibi uçabiliyor. Peki, ne yapmamız gerekiyor?
Etkili Yönetim, Verimli Sonuçlar: Tracer Task
Tracer Task, tüm bu süreçler için en iyi çözümleri üretiyor. Öncelikle Tracer Task üzerinden görev ataması yapılabildiği için kimin ne iş yaptığını görebiliyoruz. Böylece kimden hangi “yazılı” belgenin geleceğinden de haberdar oluyoruz. Yeni görevler oluşturuyoruz, yapılması gereken işleri ekliyoruz, toplantı bilgilerini giriyoruz ve yapmayı unuttuğumuz işleri tarihe gömüyoruz. Bir tarafta biten işleri, bir tarafta devam eden işleri, bir tarafta da yapılacak işleri görüyoruz. Üzerinde çalıştığımız işin hangi aşamada olduğunu biliyoruz ve daha etkili bir yönetimle daha verimli sonuçlar alabiliyoruz. Kısaca sözlü iletişim kurarak yürüttüğümüz işlerin yazılı iletişim kısmını Tracer Task hallediyor, bizim de ajanda sayfalarımızı anlamsız notlarla kirletmemize gerek kalmıyor.