Hepimiz zaman yönetimi zorluklarını yaşadık. Tecrübeyle sabittir ki çok sıkıcı bir şey. Umutlu ve iyimser şekilde uyanır, gün için plan yaparız. Bu planın ilk aşamasını gerçekleştiremeden mesai saatinin sonu geliverir. İş yoğunluğu çığrından çıkar. Kişisel yönetim ile bu sıkıntılı durumu aşmak çok kolay. İşte basit formül ve tüyolar:
- Takip Edin – Kaydedin
Bir hafta boyunca günlük aktivitelerinizi takip edin. Hangisine en çok zaman gidiyor, kaydedin. Bunun üç faydası olacak:
- Bir günde kaç saat verimli çalışabiliyorsunuz öğrenebilmek
- Zaman çizelgelerini yapabilmek
- En fazla getiri sağlayan işlere odaklanabilmek
- Dikkat Dağıtıcıları Elimine Edin
Dikkat dağıtan ne varsa ortadan kaldırın: Masanızın üzerinden, bilgisayarınızdan ya da e mail kutunuzdan…
- Öncelik Sıralaması Önemli
Yapmamanız gereken görevleri kaldırın. Sonra en önemli 3 görevi yazın ve bunları tamamlayın. Önem sıralamanızda hangi görevler öncelikli? Önemli olanlar mı? Acil olanlar mı?
- Önemli ve acil: Krizler, acele olduğuna dair baskı gördüğünüz işler, son tarihleri yakın olanlar, son dakika işleri.
- Önemli ama acil değil: Planlama, hazırlanma, eğitim, sağlık için egzersizler… Zamanınızın çoğunu bu dilimde geçirmeye gayret edin.
- Acil ama önemli değil: İşinizi sürdürmenizi engelleyen kesintiler, toplantılar
- Acil değil ve önemsiz: Sosyal medya ve TV
- Benzer İşleri Gruplandırın
Bir işi tamamlayıp yeni bir işe başlamak insana güç ve motivasyon verir. Bu nedenle aynı tip işleri toplu halde tamamlayın: e mailleri yanıtlamak, telefon görüşmeleri, dosyalama işleri… gibi.
- Aynı Anda Birkaç İş Yapmak Tuzaktır
Eldeki göreve odaklanarak tamamlayın ve yeni göreve başlayın. Elinizde bir iş varken dikkat dağıtıcı her şeyi kendinizden uzak tutun.
- Molalar Önemlidir
Her bir işi tamamladığınızda kendinize ufak bir mola verin. Bir ufak yürüyüş, ufak bir meditasyon… Artık nasıl dinleniyorsanız.
- Hayır Demek Kıymetlidir
Çok fazla küçük iş tamamlamak yerine 80 20 kuralını uygulayın: Çıktılarınızın %80’i, sadece girdilerinizin %20’sinden gelir. Fazla değer yaratan az sayıda iş yapmak önemlidir. Küçük işlere “hayır” deyin.
- Organize Olun
Masanızda ve çekmecelerinizde yanlış yerleştirilmiş hiçbir şey olmasına izin vermeyin. Onları aramak ruhunuzu tüketir.
- Bir Program Oluşturun ve Sadık Kalın
Günlük programınızı oluştururken Tracer Task kullanın. Tracer Task, zaman yönetimi işini şansa bırakmaz. Size uyarılarınızı gönderir, iş verimliliğinizi ölçer ve sizi bilgilendirir.