Hedeflemenin en basit yöntemi, kendinize hedef olarak belirlediğiniz uzak noktadaki “büyük taş”a, küçük adımlarla ulaşmaktır. Hedefe doğru ilerlerken büyük taşa doğru attığınız küçük ve kısa mesafeli taşlar sizi yolunuzdan şaşırtmaz. Küçük motivasyonlarla zafere daha sistemli şekilde ulaşırsınız. Bunun için büyük ya da küçük tüm projelerin yönetilme aşamasından önce planlama aşaması vardır.
Projenin hacmi, çalışan sayısı ya da süresi fark etmeksizin tüm detaylarına kadar ayrıştırılması ve her bir detayın kim tarafından ne kadar zamanda tamamlanacağının netleştirilmesi gerekir. Bu yapılmadığı taktirde projenin doğru şekilde yönlenmesi söz konusu olamaz. Sıraya sokulan işler tamamlandıkça sonuca daha çok yaklaşılır. Nihai sonuç, tüm küçük taşların bittiği ve büyük kaya’ya varıldığı anda zaferle noktalanır.
Projeler aslında yaşayan organizmalardır. Bu organizmaların küçük yapı taşları bulunur. Bunlar “ufak işler” dediğimiz işlerdir. Genelde unutulurlar. Küçük işler derinin altına giren kıymık gibi, bir süre durur ve sonra can sıkıcı hale geliverir. Hem bu işleri unutmayacak hem de projedeki adım adım ayrılmış tüm işleri takip eden bir ekip iyi olmaz mıydı? Ekibin yaptığı şey işin yolunda akıp akmadığını kontrol etmek olsun. Bu işleri takip eden grubu kim takip edecek? Bunun için de en az iki kişiden oluşan bir ekip olması gerekir. Onları da yöneten bir direktör olmalıdır.
Kafamızda oluşan küçük hiyerarşik şema, sadece yönetim kısmında en az 7 kişilik bir ekip anlamına gelir. Bu kişilerin her gün bu işi yaptığını varsayalım. İnsanlık hali, bir süre sonra çatışmalar başlayacak, psikolojik bir hiyerarşi ve gruplaşma oluşacak ve sonuçta projenin takibi kısmından kaynaklı çeşitli dengesizlikler yaşanacaktır.
Projenin en küçük detaylara ayrıldığı ve her adımının takip edildiği sistem, bir dijital otomasyon sistemi olsa ne dersiniz? Diyelim ki yapılması gereken işler sisteme girildi. İşi yapacak personele görevleri atandı. Personel işe başladı. İşi tamamladı. Görselleriyle birlikte rapor size iletildi. Personel diğer işi üstlendi ve proje, küçük taşları toplayarak yoluna devam eden, hedefe odaklı motive bir personel ve yönetici grubuna emanet edilmiş oldu.
Siz ne mi yapacaksınız? İş çok! Ama önce bir kahve isteyeceksiniz, arkanıza yaslanacaksınız ve dijital otomasyon programı Tracer Task’ın size ilettiği raporları gözden geçireceksiniz. Tracer Task, herkes rahat!