Sinem Hanım, sahibi olduğu temizlik şirketi içindeki sirkülasyonu takip etmek, çalışanlarının işlerini zamanında ve tam istenildiği gibi yapıp yapmadığını kontrol etmek için bir sistem arayışı içindeydi. Temizlik şirketi açmak fikri çok cazip gelse de zaman içinde çalışan sayısı artmış ve işin takibi zorlaşmaya başlamıştı. Özellikle de eleman girdi-çıksının çok olduğu bir işte…
Cam silme işi özellikle önemliydi. Müşteri memnuniyeti, geri bildirim gibi noktalarda telefonla bağlantı kuruyor, müşterisinin, yapılan temizlikten tatmin olup olmadığını bu şekilde anlamaya çalışıyordu. Gelen şikayet olursa personeli ile konuşuyor ve aldığı bilgiler de çelişkiye düşüyordu. Personel işini eksiksiz yaptığını iddia ediyor, müşteri ise tam tersini söylüyordu. Her iki tarafı da hakkaniyetli olarak korumak ne zordu…
Keşke orada olup kendi gözleriyle görebilseydi. Ancak tüm personele nasıl yetişebilirdi? Whatsapp ile haberleşme, işin tam olarak yapılıp yapılmadığı konusunda sağlıklı haber vermeyebiliyordu.
Sinem Hanım’ın Tracer Task ile yolları tam bu zamanda kesişti. Gerisini kendisinden dinleyelim: “Temizlik işi zor iş. Müşterinin isteği ile personelin gerçekleştirdiği kimi zaman birbiriyle örtüşmeyebiliyor. Personel ‘temizliği bitirdim’ diyor ama müşteriye sorduğunuzda ‘bitirmeden gitti, birçok yer kirli kaldı’ bilgisini alabiliyorsunuz. Sonuçta müşteri her zaman haklıdır, ancak kişisel isteklerini tam olarak belirtmezse yapılan temizliği verimli bulması imkansızlaşır. Bu arada personelin de hakkını koruması gerekir. Bu kişisel istekleri detaylı bir not bilgisi ile personele verdiğinizde de personel ya gözden kaçırıyor ya da yapmıyor.
İşte tüm bu durumlardar kurtulmak, bilgi kirliliğinin önüne geçmek için Tracer Task ile çalışmaya başladım. Uygulamanın istediklerimi verip veremeyeceğinden emin olamadığım için öncelikli olarak 15 günlük deneme süresini istedim. Bu deneme süresinde gördüm ki Tracer Task benim için hayati derecede önemli. Uygulama şu şekilde işliyor:
• Temizlik yapacağımız yerin detaylı bilgisini görev tanımlama kısmına yazıyoruz. Müşterinin isteklerini de yazıyoruz. Böylelikle işin tanımlaması personele iletilmiş oluyor.
• Personel, verilen konuma ulaştığı anda, uygulama üzerinden “göreve başladım” şeklinde bilgi yolluyor. Böylelikle sayaç devreye giriyor ve personelin kaç saat çalıştığı hakkında bilgi de alabiliyoruz.
• Personel işi tamamladığında fotoğraf ile yaptığı işi çekerek bize gönderiyor. “Görevi bitirdim” bilgisini gönderiyor.
• Yazdığı açıklama ile işini raporlamış oluyor. Biz de bu açıklama ve rapor üzerinden, müşterimizle daha rahat görüşebiliyoruz. ‘İşi yaptı yapmadı’ gibi uzun konuşmalar olmuyor, vaktimiz de bize kalıyor.”
• Bu arada müşterimize fotoğraflarla istediği işin yapıldığını kanıtlıyoruz.