Hangi sektörde olursanız olun, projenin kritik konusu takip aşamasıdır. Projeyi yürüten kişilerin, odak noktasından sapmaları, kısa ve uzun dönem hedeflerine ulaşıp ulaşmadığını kontrol ederek ilerlemesi gerekir. İş ve proje takibinde dikkat edilmesi gereken konuları, 7 maddede özetledik. İşte bu 7 madde:
Projenin Bitiş Tarihi Önemlidir
İş takibi yapan kişilerin ve yöneticilerin birbirlerine sıklıkla yaptıkları bir şaka vardır: Projenin yüzde 90’ının çok hızlı gerçekleştiğini, yüzde 10’luk kısmının ise yıllar süreceğini söylerler. Bu nedenle projenin aşamaları ve bitiş tarihlerinin önceden sınırlandırılması gerekir. İş takibinde ise belirlenen zamanların gerçekleşip gerçekleşmediğinin kontrolünün yapılması önemlidir.
Projenin Değerlendirilmesi
Proje, her bir aşaması için zamansal ve verimlilik olarak değerlendirilmelidir. İş takibinde de küçük adımlardaki verimlilik ve zamansal uyumun takibi, işin tamamı için önemlidir.
İş Takip Raporlaması
İş ve proje takibinde raporlama önemlidir. Bu raporlama, bilgilendirme ve “eğitim-öğretim” maddesinde belirttiğimiz “anayasa” için de gereklidir.
Performans Değerlendirilmesi
Çalışan performansının yanı sıra işin verimliliği de değerlendirilebilir. Çok iyi performans gösteren ekip, yürümeyen bir projede motivasyonunu kaybeder. Performans değerlendirmesi bu motivasyon kaybını engeller.
Eğitim – Öğretim
Eğitim – öğretim kısmı, projelerin genellikle yapılması gereken ama el bile sürülmeyen konularından bir tanesidir. El kitapları, projenin anayasası gibidir. Takip esnasında işlerin akışının doğru kontrolü için de kitapçıklar faydalı olur. Sadece el kitapları değil, kullanıcıların eğitimi, projede çalışanların bilgi güncellenmesinin sağlanması gibi konuların tamamı için eğitim verilmesi gereklidir.
Konsantrasyon ve Odak Noktası Takibi
İş takibinde, konsantrasyon ve odak noktası sapmalarının sürekli kontrol altında tutulması gerekir. İş takibinde belirlenen esneme paylarının dışına taşılması, projenin ve işletmenin zararına olacaktır.
Yardım Masası Kurulması
Proje ve iş takibi esnasında gerekli noktalarda müdahale edilmesi için yardım masası kurulmalıdır.